ภาระกิจมากมาย ถึงแม้จะเคลียร์วันนี้ไปได้แล้ว แต่พรุ่งนี้ก็ได้รับงานมาเพิ่มอีก
ปัญหาพวกนี้ทำให้ทั้งการทำงานและชีวิตวุ่นวาย จัดการได้ยาก แต่จะดีกว่าเดิมแน่นอน ถ้าเราได้รู้วิธีจัดการงานและเวลาตามแบบฉบับของ Dwight D. Eisenhower กับวิธีที่เรียกว่า Eisenhower Box
รู้มั้ยว่า จริง ๆ แล้วงานนั้นแบ่งออกได้เป็นทั้งหมด 4 ประเภท คือ
งานสำคัญและด่วน เป็นงานที่ต้องทำทันที ต้องรีบเคลียร์ให้เสร็จไม่อย่างนั้นอาจเกิดปัญหาใหญ่ งานช่องนี้เราต้องให้ความสำคัญลำดับแรก
งานสำคัญแต่ไม่ด่วน เป็นงานที่สำคัญก็จริง แต่เก็บไว้ทำทีหลังได้เพราะไม่ได้ด่วนอะไร แต่อย่าเผลอทิ้งไว้จนลืมทำนะ ไม่อย่างนั้นจะกลายเป็นงานสำคัญและด่วนแทน
งานไม่สำคัญแต่ด่วน เป็นงานที่ให้คนอื่นทำแทนก็ได้ แต่ถ้าฝากให้ทำไม่ได้ก็ต้องรีบเคลียร์ให้เสร็จ
งานไม่สำคัญและไม่ด่วน เป็นงานที่ควรทำในเวลาว่างจากทุกอย่างแล้ว ซึ่งจะไม่ส่งผลเสียกับงานอื่น ๆ
วิธีการง่าย ๆ ในการใช้ Eisenhower Box (หรือเรียกว่า Eisenhower Method หรือ Eisenhower Metrix) ก็คือการตั้งคำถามกับตัวเองว่า
งานนี้สำคัญหรือไม่? การให้คะแนนความสำคัญก็คือ งานนี้มันส่งผลดีหรือผลเสียกับงานมากแค่ไหน และช่วยให้เราเข้าใกล้เป้าหมายในอนาคตหรือไม่
งานนี้ด่วนหรือไม่? ต้องทำตอนนี้เลยหรือเปล่า ส่งต่อให้คนอื่นได้มั้ย หรือจะเก็บไว้ทำทีหลังได้
ตาคุณแล้วล่ะ
หยิบกระดาษมาตีตารางเลย แล้วเขียนงานที่อยู่ในลิสต์ลงไป ด้วยการแบ่งงานลงใน 4 ช่อง ตามความสำคัญและความด่วน
งานที่ทั้งสำคัญและด่วน: งานที่ต้องทำทันที
ถ้างานในช่องนี้ไม่เสร็จชีวิตการทำงานของเราอาจมีปัญหา เรียกว่าเป็นงานกลุ่มที่ต้องให้ความสำคัญมากที่สุด เช่น งานที่จะถึงกำหนดส่ง และงานที่ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า เป็นต้น งานช่องนี้จะกินพลังงานเยอะมาก ๆ ฉะนั้นต้องพยายามอย่าให้มีงานประเภทนี้มากเกินไป เพราะแสดงว่าเรากำลังทำงานเชิงรับมากกว่าเชิงรุกนั่นเอง จัดลำดับความสำคัญประเภทนี้ได้ด้วยการดูว่า เดดไลน์ของงานใกล้หรือยัง และความเสียหายถ้างานนี้ไม่เสร็จมีมากแค่ไหน
งานสำคัญแต่ยังไม่ด่วน: งานที่ต้องให้เวลาในการทำ
งานกลุ่มนี้ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างเยอะ ทั้งการวางแผนงาน งานสร้างสรรค์ที่ต้องใช้ความคิด และกิจกรรมสัมพันธ์ในที่ทำงาน งานประเภทนี้ถึงไม่ด่วน แต่ถ้าทำสำเร็จมันจะช่วยให้เราประสบความสำเร็จได้ทั้งระยะสั้นและระยะยาวเลยทีเดียว อย่าลืมว่า ถึงงานพวกนี้จะไม่ด่วนแต่ก็ยังสำคัญอยู่ดี ถ้าเราปล่อยไว้โดยไม่ทำอะไรมันจะค่อย ๆ กลายมาเป็นงานที่สำคัญและด่วนแทน
งานไม่สำคัญแต่ด่วน: งานที่ให้คนอื่นทำแทนก็ได้
งานพวกนี้ไม่ค่อยช่วยให้เราเข้าใกล้เป้าหมายหรอก เพราะมันชอบแทรกเข้ามาอยู่เรื่อย ๆ ไม่ว่าจะเป็น การประชุมย่อยระหว่างวัน โทรศัพท์ลูกค้าที่โทรเข้ามาแบบไม่ได้นัด หรืออีเมลที่ต้องตอบรายละเอียดจุกจิก งานประเภทนี้ถ้าฝากให้คนอื่นทำแทนได้ก็เป็นเรื่องดี แต่ถ้าฝากไม่ได้เราต้องรีบเคลียร์ให้เร็วที่สุด
งานไม่สำคัญและไม่ด่วน: งานที่ไม่ต้องทำหรอก หรือถ้าทำก็ใช้เวลาว่าง
งานกลุ่มนี้จริง ๆ แล้วไม่ต้องทำก็ได้เพราะนอกจากไม่มีผลอะไรกับเป้าหมายแล้ว ยังทำให้เสียเวลาไปเปล่า ๆ อีก ถ้าจะทำก็เลือกใช้เวลาที่เหลือจากการทำงานอื่น หรือในวันที่ว่าง ๆ จะดีกว่า
การใช้ Eisenhower Box ในช่วงแรกอาจจะยังสับสนสักหน่อย แต่ถ้าทำอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญของงานได้ดีขึ้น นั่นจะส่งผลให้การทำงานและชีวิตของเรามีความสุขขึ้นด้วยแน่นอน
ที่มา:.jobthai.com